Расскажи друзьям!

Методические указания к работе с пакетом программ “1С-БУХГАЛТЕРИЯ”

Излагается краткий теоретический материал по основным приемам работы спакетом программ “1С-БУХГАЛТЕРИЯ”.

1. Общие принципы программы 1.1. Назначение и основные принципы

Пакет программ "1С-Бухгалтерия" состоит из двух независимыхпрограмм: "Учет бухгалтерских операций" (bmp. exe) и "Платежныедокументы" (uro. exe) .

Программа "Учет бухгалтерских операций" предназначена для ведениябухгалтерских проводок, печати первичных документов, расчета итоговыхпоказателей, формирования отчетов для налоговых органов.

Программа "Платежные документы" предназначена для формирования,печати и хранения платежных документов для банка.

Главное меню

При вызове программы "Учет бухгалтерских операций" (запуск файлаbmp. exe) на экране появляется главное меню, из которого выполняется обращениеко всем функциям (см. рис. 1) .

Рис. 1.

По горизонтали расположены группы функций. Активная функция выделенаподсветкой и имеет ниспадающее вниз меню (кроме функции выход) . Для выборапункта меню следует: — подвести световое пятно к нужной группе функцийклавишами "? " и "? "; — в ниспадающем меню подвестисветовой курсор к нужной функции клавишами "? " и “? " и нажатьклавишу Enter. Вместо выбора функции клавишами "? " и “? " можнонажать клавишу с буквой, выделенной другим цветом.

Для возвращения в главное меню следует нажать клавишу Esc.

Работа со списками

Основным режимом работы в программе является ведение списков (опера-ций,счетов и т.д.) . Все списки вводятся, просматриваются и корректируются пообщему принципу.

Ввод новой записи в список осуществляется после нажатия клавиши Ins. После этогоосуществляется последовательный ввод данных в графы списка. Для завершенияввода надо нажать клавишу Enter. В любой момент можно прервать ввод нажатиемклавиши Esc.

При корректировке записи нужно установить световой курсор в корректируемуюграфу (колонку) на нужную запись и нажать клавишу Enter. Затем производитсяизменение содержимого нужного поля. Завершение корректировки осуществляетсяаналогично режиму ввода новой записи.

Удаление записи происходит после нажатия клавиши Del. При этом запрашиваетсяподтверждение: Удалить — Enter, Отказ — Esc.

Просмотр списка производится с помощью клавиш управления курсором: PgUp, PgDn, Home, End. Спомощью клавиш "? " и "? " выполняется переход междуграфами текущей записи.

Функция помощи

При работе с программой “1С-Бухгалтерия” имеются следующие возможностиполучения справочной информации: 1) Из двух последних экранных строк. В нихотображены доступные в конкретном режиме функциональные клавиши и ихназначение.

2) Нажав клавишу F1 из любого режима работы можно открыть окно помощи сописанием возможных действий в конкретной ситуации. Для возврата в предыдущееокно нажать клавишу Esc.

3) При работе в большинстве режимах нажатием клавиши F10 выводится на экранокно, содержащее все возможные в текущем режиме команды и соответствующие имфункциональные клавиши. Это окно называется меню действий. Для выхода из менюдействий надо нажать клавишу Esc.

4) Выбрать из главного меню пункт Помощь.

1.2. Характеристики программы

Программа имеет следующие характеристики: — количество операций неограничено; — количество счетов (субсчетов) не ограничено; — разрядность суммопераций — до 16 знаков включая точку; — количество знаков бухгалтерскогосчета/субсчета (буквы, цифры) — 3; — количество объемов аналитического учета покаждому счету (субсчету) — до 100000 наименований; — формирование итогов — загод, квартал, месяц, произвольный период; — количество независимых рабочих местна одном компьютере не ограничено.

1.3. Сервис

При выборе в главном меню групповой функции Сервис на экране появляетcяниспадающее меню (см. рис. 2) .

Рис.2.

Команды этого пункта меню выполняют следующие функции:

Команда УСТАНОВКА ПАРАМЕТРОВ

Устанавливаются параметры, влияющие на работу программы. Эта командавызывается также из основных режимов при нажатии клавиши Alt+10. При выбореданного режима на экране появляется окно с запросами (см. рис. 3) .

Рис.3.

Для выбора устанавливаемого параметра используются клавиши управлениякурсором. Для установки параметра следует нажать клавишу Enter. Если параметримеет только два значения “Да” или “Нет” (против названия параметра стоятквадратные скобки), то текущее значение меняется на противоположное. При этомзначение "Да" отображается значением "X", "Нет" —пробелом. Для других параметров предлагается ввести новое значение. Для выходаиз ре жима нажать клавишу Esc.

Окно установки параметров содержит следующие опции: — Параметры вводаопераций: Введенная проводка активна — если параметр установлен, то активной(выделенной) становится новая введенная проводка.

Автоматический пересчет итогов — если параметр установлен, то после любыхкорректировок итоги пересчитываются автоматически, что позволяет в любой моментвыводить отчеты без пересчета итогов.

Количество только целое — количественный учет ведется только в целых числах.

Копировать — определяет параметры проводки-образца, которые будутпереноситься в новую проводку при нажатии клавиши F9.

Количество знаков — устанавливает количество знаков в кода счетов исубсчетов.

В журнале суммы без копеек — если параметр установлен, то в журнале операцийи в отчетах суммы выводятся без копеек, но с разделителями разрядов целойчасти.

Выключить звук — если параметр установлен, то во время работы не выдаютсязвуковые сигналы.

— Рабочая дата — задает дату, которая автоматически устанавливается увводимых проводок.

— Рабочее место — номер рабочего места, устанавливаемого при ведениираздельного учета на нескольких рабочих местах. (номер рабочего места главногобухгалтера рекомендуется установить "0") .

— Редактор — определяет тип используемого редактора, который будетвызываться для корректировки форм отчетов и первичных документов. Он может бытьвстроенным или внешним. Имя внешнего редактора задается командой "Внешниепрограммы" этого же пункта меню (см. рис. 2) .

— Параметры печати — эта группа параметров позволяет осуществить настройкуна имеющийся принтер.

— Вывод отчетов — параметры определяют куда будут выводиться отчеты послепросмотра их на экране: в текстовый файл и (или) на печать или не выводитьсявообще. Для установки вывода в файл сначала нужно задать имя файла. Приформировании нового файла старый файл с таким же именем уничтожается.

— Формирование отчетов — задаются режимы форматирования отчетов.

Команда АРХИВНАЯ КОПИЯ

Позволяет выполнить сохранение и восстановление архивной (страховой) копииинформации на дискетах. Это необходимо для обеспечения сохранности данных вслучае их потери на жестком диске, а также для переноса информации на другойкомпьютер.

Порядок работы при выполнении этой команды: — подготовить достаточноеколичество чистых отформатированных дискет; — выбрать из группы Сервис главногоменю команду Архивная копия; — выбрать режим Сохранение или Восстановление; —указать дисковод, на который будут установлены дискеты; — при сохранении надопроверить дату архивной копии. Если эта дата правильна, нажать клавишу Enter,если нет — исправить дату и нажать клавишу Enter. При нехватке места на однойдискете предлагается вставить вторую и т.д. ; — при восстановлении в случаеустановки дискет в неверном порядке на экран выводится сообщение. Привосстановлении вся текущая информация пропадает и замещается информацией изархива.

Команда ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ КЛАВИШИ

При вводе бухгалтерских операций часто встречаются повторяющиеся реквизиты,например "Реализация", "Начисление", "Входящеесальдо" и т.д. В режиме "Функциональные клавиши" значения такихреквизитов можно задать функциональными клавишами. Чтобы при вводе значенияреквизитов после подставляемой строки автоматически выполнялся переход кследующему полю, в конце строки следует поставить символ ";". Дляокончания корректировки всех функциональных клавиш используется клавиша Pg Dn.Для использования введенных строк при вводе текста нужно нажать соответствующуюфункциональную клавишу.

Команда КАЛЬКУЛЯТОР

Калькулятор вызывается из главного меню из группы Сервис и из других режимовнажатием клавиш Ctrl+F2. В калькуляторе можно ввести любое арифметическоевыражение, состоящее из чисел, круглых скобок и знаков операций: "+"(плюс), "-" (минус), "*" (умножить), "/"(разделить) . Дробную и целую части чисел надо разделить точкой (1.5) . Изрежима корректировки суммы операции калькулятор вызывается клавишей F2. Приэтом текущая сумма операции помещается в калькулятор, а результат вычисленияпосле нажатия клавиши Enter заносится в сумму операции. Очистка строкикалькулятора выполняется после нажатия клавиши F6. В калькуляторе имеетсяячейка памяти, в которую можно поместить отмеченное курсором число при нажатииклавиш Ctrl+F3, добавить к памяти отмеченное курсором число при нажатии клавишShift+F3, вычесть из памяти отмеченное курсором число при нажатии клавишAlt+F3. В режиме корректировки суммы операции можно вставить значение памятипри нажатии клавиш Ctrl+F4. Кроме того, значение памяти можно использовать вкалькуляторе. Для этого в формулу следует включить символ "М"(русская) .

Команда ВНЕШНИЕ ПРОГРАММЫ

При вызове внешних программ из группы Сервис главного меню на экранвыводится список внешних программ. Список внешних программ можно расширять икорректировать, кроме первых четырех строк, которые нельзя удалять. Для запускавнешних программ на жестком диске компьютера должно быть свободно не менее 600Кбайт. Запускается внешняя программа после нажатия клавиши Enter.

Команда ЗАПИСНАЯ КНИЖКА

В записной книжке можно назначить на любую дату список дел, и тогда привходе в программу в тот день, на который назначены дела, на экран будетавтоматически выведен список дел.

Команда УСТАНОВКА ПАРОЛЯ

Если необходимо ограничить возможность доступа других лиц к программе, можноустановить пароль на вход в программу. При входе в этот режим выводится запросна установку пароля. Вводится пароль от 1 до 10 букв или цифр и нажимаетсяклавиша Enter. После этого при входе в программу каждый раз будет запрашиватьсяпароль. Если пароль указан будет неверно, работа программы прекращается. Дляснятия пароля выбирается команда "Установить пароль" из группы Сервисглавного меню, вводится пустой пароль и нажимается клавиша Enter.

Команда ПОСЛЕДНИЙ ДОКУМЕНТ

В ходе работы с программой формируются различные выходные документы. Дляудобства просмотра последнего документа из группы Сервис главного менювыбирается данная команда или вызывается из всех основных режимов при нажатииклавиш Ctrl+F7. Печать последнего документа осуществляется из главного меню илипри нажатии клавиш Ctrl+F8.

2. Учет бухгалтерских операций 2.1. Счета

План счетов — основа ведения бухгалтерского учета. Перед тем как начатьработу, необходимо просмотреть какая система счетов заложена в программу"1С: Бухгалтерия". При необходимости эта система счетов может бытьоткорректирована в соответствии с потребностями предпринимателя.

Для просмотра и корректировки плана счетов следует выбрать пункт главногоменю Операции, а в ней — команду Счета. На экран будет выведен план счетовбухгалтерского учета (см. рис. 4) .

Рис.4.

План счетов представляется в виде списка, имеющего четыре графы: Код — код(номер) счета в соответствии с действующим планом счетов; С/сч. — код (номер)субсчета (для основного счета эта графа пуста) ; Наименование — наименованиесчета или субсчета; Вид субконто — наименование вида объектов аналитическогоучета (субконто), если по данному счету (субсчету) ведется аналитический учет.

Список упорядочен по кодам (номерам) счетов и субсчетов. Просмотр, удаление,корректировка и ввод новой записи ведется, как и для всех списков. Быстрыйпоиск счета и субсчета осуществляется при вводе его номера с клавиатуры. Приэтом вводимый номер выводится в нижней строке окна, а курсор перемещается пографе Код.

При вводе нового счета (субсчета) в список счетов он будет помещен там попорядку. При вводе счетов с субсчетами сначала вводится строка с кодом счета,пустым кодом субсчета и в ней указывается наименование счета. Затем в строках стем же кодом счета и кодами субсчетов вводится наименование субсчетов.

При корректировке графы "Вид субконто" после нажатия клавишиEntrer на экран будет выведен список видов объектов аналитического учета(субконто) . Из этого списка клавишами "? " и “? " выбираетсянужный вид субконто и нажимается клавиша Enter (см. рис. 5) Список видовсубконто содержит две графы: номер субконто и наименование субконто. Списокможно упорядочить как по номеру субконто (F2), так и по наименованию субконто(F4) .

Рис.5.

Если в списке нет необходимого вида субконто, нажимается клавиша Ins ивводится наименование нужного вида субконто. Чтобы отменить ведениеаналитического учета или субсчета, выбирается строка Без субконто и нажимаетсяклавиша Enter.

При наличии у счета субсчетов существует возможность ведения списка субконтопо счету в целом или по каждому субсчету отдельно. В первом случае следуетуказать наименование субконто только для строки с наименованием счета, вовтором — только для строк с наименованиями субсчетов.

Нельзя изменять номера счетов или субсчетов, по которым имелись операции втекущем или в прошлых периодах. Для печати плана счетов надо нажать клавишу F8.

2.2. Ведение аналитического учета

Программа позволяет вести неограниченное количество объектов аналитическогоучета: по товарам, материалам, организациям, сотрудникам, основным средствам ит.д. Для обобщенного названия группы объектов аналитического учета в программеиспользуется термин субконто. Список субконто выводится и корректируетсякомандой Виды субконто пункта главного меню Операции. Его можно менять и припросмотре счетов бухгалтерского учета и при вводе операций.

Чтобы задать ведение аналитического учета по тому или иному синтетическомусчету или субсчету, следует в режиме просмотра счетов (команда Счета пунктаглавного меню Операции) указать в графе Вид субконто наименование видасубконто, который будет связан с данным счетом или субсчетом. После этого привводе проводок по данному счету или субсчету программа будет предлагать выбратьиз соответствующего справочника объект, к которому относится проводка.Например, если к счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" прикрепленвид субконто Сотрудники, то при вводе проводок по счету 71 программа предложитвыбрать из списка сотрудника, к которому относится операция. Если нужногосотрудника в списке нет, список можно также дополнить. Каждый вид субконтоможет быть прикреплен к любому числу счетов и субсчетов. (Например, для счетов60,61,62,64,76 можно вести единый список субконто — "Организация") .

Принципы работы со списком видов субконто (ввод новой записи, просмотр,корректировка, удаление) такой же как и для всех списков.

Списки значений субконто содержат объекты аналитического учета одного вида.

Обращение к списку значений субконто выполняется: — при нажатии клавиши F3из окна Виды субконто (при этом выводится список для того вида субконто, накотором установлен курсор) ; — при вводе данных в журнал операций для проводокпо тем счетам, по которым предусмотрено ведение аналитического учета; — прикорректировки плана счетов; — при составлении стандартных отчетов.

Список значений субконто содержит три графы: код, наименование субконто ицена. Список можно упорядочить как по коду субконто (F2), так и понаименованию субконто (F4) .

Рис.6.

Графа субконто "Цена" заполняется для тех объектов аналитического учета,для которых она имеет смысл (например, основные средства, материалы и т.д.) .

Просмотр, корректировка, удаление, ввод новой записи списка значенийсубконто осуществляются так же как и для других списков.

Печать списка значений субконто возможна из окна Виды субконто после нажатияклавиши F8.

Для субконто можно задавать параметры при нажатии клавиши F5, предварительноустановив курсор на конкретный субконто. Названия параметров субконто едины длявсех видов субконто одного вида. Значения параметров можно использовать в формепервичных документов, в формах отчетов, в формулах типовых проводок и т.п.Принцип работы со списком параметров субконто такой же, как и для другихсписков.

2.3. Ведение журнала операций

Исходными данными для бухгалтерии являются проводки, вводимые в журналхозяйственных операций. На основании введенных проводок программа автоматическиформирует баланс и другую отчетность.

Журнал операций выводится на экран при выборе команды Журнал операций пунктаглавного меню Операции (см. рис. 6) .

Рис.7.

Журнал выводится в виде списка, состоящего из 6 граф (колонок) .

Дата — указывает дату совершения хозяйственных операций.

Дебет — указывает коды счета и субсчета дебета проводки.

Кредит — указывает коды счета и субсчета кредита проводки.

Сумма — указывает сумму проводки.

N — указывает номер рабочего места, на котором вводилась данная проводка.Эта графа используется при переносе и при удалении операций.

Кратное содержание — указывает на содержание операций и проводки.Рекомендуется в ее левой части указывать текст, характеризующий операцию вцелом, а в правой части — текст, описывающий операцию в целом, а в правой части— текст, описывающий конкретную проводку.

В верхней части экрана (строки 2-5) отображаются наименования счетов дебетаи кредита текущей проводки, соответствующие субконто. Журнал операций являетсяобычным списком и принцип работы с ним такой же, как и для других списков.Выход из журнала операций осуществляется после нажатия клавиши Esc.

Ввод проводок (Ins) осуществляется последовательно по колонкам переходя изколонки в колонку после нажатия клавиши Enter. Колонка N заполняетсяавтоматически после задания номера рабочего места в "Установкепараметров".

При вводе проводок следует иметь в виду: — дата должна находиться винтервале видимости операций (задается после нажатия клавиши F7) ; — при вводесчетов дебета и кредита проводки их можно выбрать из списка счетов. Для этогопосле нажатия клавиши Enter нажать клавишу F3. На экране будет выведен списоксчетов, из которого клавишами управления курсором выбирается нужный инажимается клавиша Enter; — если по счету ведется аналитический учет, то послеввода кода счета программа предложит выбрать из списка соответствующеесубконто. Если в списке нет нужного субконто, его можно туда ввести (Ins) .

При вводе однотипных проводок можно воспользоваться копированием проводок.Для копирования проводки курсор устанавливается на проводку-образец инажимается клавиша F9. После этого ввод проводки аналогичен описанному выше, нов колонках будут значения проводки-образца, которые можно принять, нажавклавишу Enter или исправить.

Проводки в журнале операций можно отсортировать по датам (F2), счетамдебета (F3), счетам кредита (F4), суммам (F5) и содержанию операций (F6) .

Для поиска проводки надо произвести их сортировку в колонке, по которойпроизводится поиск, а затем с клавиатуры ввести нужные символы (например, кодсчета дебета) . В случае обнаружения введенного символа он отображается внижней части списка, а курсор устанавливается на первый элемент, отвечающийвведенным символам.

2.4. Ввод входящих остатков

Чтобы начать работать с программой необходимо ввести и остатки по всемсчетам (входящее сальдо) на начало того периода, с которого начинают применятьпрограмму. Остатки вводятся в виде проводок, в которых соответствующий счет(субсчет) корреспондируется с некоторым фиктивным счетом 00. Чтобы ввестидебетовый остаток по счету, код этого счета указывается "00". Дляввода кредитового остатка код "00" заносится в графу"Дебет", а в графу "Кредит" — код счета (субсчета), покоторому вводится остаток.

Для тех счетов (субсчетов), по которым задано субконто, следует вводитьостатки по каждому субконто. После того, как все остатки введены, нужнопросмотреть "Оборотно-сальдовую ведомость" (пункт меню Отчетность) .Если остатки введены правильно, остаток на конец периода по счету"00" должен быть нулевым. Убедившись в правильности введенныхпроводок, выполняется команда Закрытие рабочего периода пункта меню Операции.

2.5. Типовые операции

Типовые операции предназначены для упрощения ввода проводок. С их помощьюможно автоматизировать ввод стандартных или часто используемых операций ипечатать необходимые первичные документы. Типовые операции представляются собойсценарии стандартных или часто повторяющихся действий.

При задании типовой операции в журнал операций помещается одна или несколькопроводок, имеющих общую дату и содержание операции. Суммы проводок могутрассчитываться автоматически или запрашиваться при вводе типовой операции.Программа позволяет корректировать и дополнять список типовых операций иформулы для расчета сумм проводок. При использовании типовых операций можноавтоматически получать соответствующий первичный документ. Формат первичногодокумента также можно корректировать.

Работа с типовыми операциями включает два этапа. Первый — настройка типовойоперации (и первичного документа) . Второй — использование типовой операции дляввода проводок в журнал операций (и печати первичного документа) .

Программа позволяет использовать любое количество типовых операций. Дляпросмотра и редактирования типовых операций программа выводит список типовыхопераций. Этот список предъявляется для выбора из него нужной типовой операциипри нажатии клавиш Ctrl+Enter или Ctrl+F9 из режима просмотра "Журналопераций" пункта главное меню Операции (см. рис. 8) .

Рис.8.

Список включает три графы (колонки) : Операции — наименование типовойоперации; Типовое содержание — текст, вставляемый в колонку Краткое содержаниежурнала операций; Исх. файл — имя файла с формой первичного документа, которыйможет печататься при вводе данной типовой операции. Если эта графа пуста,первичный документ для данной операции создаваться не будет.

Ввод типовых операций

Для ввода типовых операций в журнал операций надо нажать клавиши Ctrl+Enter.На экран выводится список типовых операций. При помощи клавиш перемещениякурсора выбирается нужная типовая операция и нажимается клавиша Enter. На экранвыводятся проводки, относящихся к данной типовой операции. Предлагается ввестидату, сумму и текст содержания операций (переносится в журнал операций) . Датаи содержание операций заносятся в каждую проводку. После этого программапредложит заполнить недостающие реквизиты: — для проводок, у которых первыйкоэффициент равен 0, запрашивается сумма проводки; — для проводок по темсчетам, по которым ведется аналитический учет, на экран будет выведенсоответствующий список субконто. Курсором надо выбрать нужный объектаналитического учета и нажать клавишу Enter; — для проводок, у которых имеетсясимвол "#", нужно ввести номер первичного документа, который можетбыть распечатан после ввода типовой операции.

После ввода всех реквизитов на экран выводится меню: 1) записать операцию:все проводки переносятся в журнал операций (проводки с нулевой суммой незаносятся) ; 2) продолжить корректировку: осуществляется возврат к спискусформулированных проводок. Можно изменить любые реквизиты и вернуться в данноеменю (Esc) ; 3) выход без записи: проводки не заносятся в журнал операций; 4)печать документа: если для текущей типовой операции существует форма первичногодокумента, этот документ можно распечатать (печатать документ надо до записиоперации) ; 5) форма: просмотр и редактирование формы первичного документа.

Если в режиме "Журнал операций" нажать клавиши Ctrl+F9, топрограмма будет работать так же, как и при нажатии клавиш Ctrl+Enter, нозначения даты, суммы и содержание будут заполняться автоматически исоответствовать той проводке, на которой был установлен курсор перед нажатиемклавиш Ctrl+F9. При желании эти значения можно откорректировать.

Определение типовых операций

Для корректировки типовых операций или ввода новых используется командаТиповые операции пункта меню Операции. После выбора этой команды на экранвыводится список типовых операций. Корректировка, удаление и ввод новой типовойоперации осуществляется так же, как и при работе в других списках (Enter, Del,Ins) . После нажатия клавиши F3 при просмотре списка типовых операций или привводе новой типовой операции выводится шаблон для ввода проводок или корректировкисуществующих (см. рис. 9) .

Рис.9.

Сначала вводится счет/субсчет дебета и нажимается клавиша Enter. Затем вэтой же колонке во второй строке вводится счет/субсчет кредита и нажимаетсяклавиша Enter. Затем для определения суммы проводки вводятся значениякоэффициентов и, если необходимо, формула. Возможны следующие варианты: — еслидля проводки задана формула, то сумма вычисляется по формуле. Если при этомпервый коэффициент равен нулю, то рассчитанная сумма проводки выводится вотдельное окно для подтверждения (при необходимости сумму можно исправить) ; —если формула не задана и первый коэффициент не равен нулю, то сумма проводкивычисляется как сумма операции, умноженная на первый коэффициент и деленная навторой; — если формула не задана и первый коэффициент равен нулю, то суммапроводки запрашивается при вводе типовой операции.

Ввод формул

Для создания и корректировки формулы надо подвести курсор во вторую строкуграфы "Коэффициенты" и нажать клавишу Enter. В нижней части экранапоявится окно из пяти строк, в котором можно вводить и редактировать текстформулы. Окно рассматривается как одна большая строка, так что не нужнонажимать Enter для переноса части формулы, если она не помещается в однойстроке. Окончив ввод формулы, нажимаем Enter. Нажатие Esc прекратитредактирование формулы, при этом изменения в формулу внесены не будут.

Формула может из следующих элементов: — чисел (целая и дробная частиразделятся точкой) ; — знаков арифметических операций ("+" —сложение, "-" — вычитание, "*" — умножение, "/" —деление) ; — круглых скобок " ("и") ", определяющих порядоквычисления выражения; — макроимен, используемых для ссылки на суммы предыдущихпроводок, сумму операций, остатки и обороты по счетам и т.д.

Наиболее часто используются следующие макроимена: X — результат предыдущеговыражения; Xo — сумма операции (сумма, которая вводится в первой строке привыборе типовой операции) ; Xn — сумма проводки с номером n в данной типовойоперации; CHnD. m — значение параметра с номером m субконто, выбранного вдебите проводки с номером n (CH1D. 2 — значение второго параметра субконто,используемого по дебету проводки с номером 1) ; CHnК. m — значение параметра сномером m субконто, выбранного в кредите проводки с номером n (CH2К. 1 —значение первого параметра субконто, используемого по кредиту проводки сномером 2) ; Кn — константа с номером n (из справочника констант, функция"Операция" команда "Константы") ; CHDn — сальдо начальноедебитовое по счету n; CHКn — сальдо начальное кредитовое по счету n; CКDn —сальдо конечное дебитовое по счету n; CККn — сальдо конечное кредитовое посчету n; DОn — оборот по дебиту счета n; КОn — оборот по кредиту счета n; ОБn,m — оборот в дебит счета n с кредита счета m; (n, m — номер счета или номерсчета с субсчетом, разделенной точкой) ; CHDn: m — сальдо начальное дебитовоепо счету n по субконто m; CКDn: m — сальдо конечное дебитовое по счету n посубконто m; Для любой типовой операции можно задать форму первичного докумен таили откорректировать существующую. Это позволит при вводе типовой операциисформировать и распечатать соответствующий документ.

2.6. Установка рабочего периода, интервала операций, перенос операций,закрытие периода и удаление данных

Установка рабочего периода

Для установки рабочего периода необходимо выбрать команду Расчет итоговпункта меню Отчетность. Выделить курсором поле с рабочим периодом, нажатьклавишу Enter и вести новые значения номера квартала и год. Нажать клавишу Esc.После этого можно войти в журнал операций и вводить там проводки за указанныйквартал. Если нужно ввести или исправить проводку за предыдущий квартал,необходимо сначала исправить рабочий период на нужный. Только после этого можновносить изменения в журнале операций за предыдущий квартал. Чтобы вернуться ктекущему кварталу, надо изменить рабочий период на нужный.

Интервал операций

Интервал операций предназначен для ограничения просмотра списка операций(например, текущим месяцем, текущим кварталом, текущим и прошедшим кварталами,всем годом) . Интервал можно задавать, выбрав из пункта главного меню Операциикоманду Интервал операций или из журнала операций нажатием клавиши F7.

Интервал видимости операций задается в месяцах. Окно установки интервалапредставлено в виде меню (см. рис. 10) . Для перехода по позициям менюиспользуются клавиши управления курсором.

Рис.10.

Первые два пункта меню отражают границы установленного интервала (слева —начало, справа — конец) . Первоначально границы соответствуют началу и концурабочего периода.

Для изменения границ используются клавиши "+" и "-" приактивном пункте соответствующей границы в меню. После этого выделить надписьВыполнить и нажать клавишу Enter. Для отказа от изменений интервала нажатьклавишу Esc.

Интервал операций отображается в правой части второй строки экрана журналаопераций.

Перенос операций

Программа позволяет организовать раздельный учет на нескольких компьютерах споследующим слиянием данных для подведения итогов. Для каждого рабочего местазадается номер в режиме "Установка параметров" пункта главного менюСервис или при нажатии клавиши F10 из журнала операций. Номера рабочих мест недолжны повторяться. Рекомендуется одно из рабочих мест выделить в качествеглавного и присвоить ему номер 0. На каждом рабочем месте целесообразно ввестиопределенный участок учета и в конце каждого периода выполнять перенос проводокна главное рабочее место.

При выборе команды Перенос операций пункта меню Операции, на экран выводитсяокно (см. рис. 11) .

Рис.11.

Последовательность действий при переносе операций с другого компьютер (вскобках приведены действия при переносе с другой компьютер) : 1) задаются диски директория в которые загружаются выходной файл (из которого выгружается файл); 2) задается номер рабочего места у выгруженных проводок (у загружаемыхпроводок) ; 3) устанавливается, какие проводки будут выгружаться: все илитолько сводные (информация по субконто не переносится) ; 4) установить в какойфайл будут выгружаться (загружаться) проводки: BMPTRANS. DBF — база данных,BMPTRANS. TXT — текстовый файл; 5) Выделить курсором Выгрузить или Загрузить инажать клавишу Enter.

При этом необходимо, чтобы на разных компьютерах были одинаковые справочникиплана счетов.

Обычно функция удаления используется в специальных случаях: например, приошибочной загрузке части операций.

Закрытие периода

Эта команда вызывается из пункта главного меню Операция. При выполнениизакрытия периода, после нажатия клавиши Enter, программа выполняет расчетитогов за текущий рабочий период и переход к следующему рабочему периоду. Послеэтого программа предлагает установить новый интервал операций. Если выведенныйна экран интервал соответствует требуемому, нажать клавишу Esc.

Перед закрытием периода рекомендуется сохранить архивную копию на дискетах.

Удаление данных

Данный режим используется для физического удаления из базы данных операцийза прошлые периоды. При этом освобождается занятое ими место на диске. Удалениеопераций выполняется в интервале начиная с самых ранних. Перед удалениемрекомендуется сохранять архивную копию на отдельных дискетах. Итоговые данныеза прошлые периоды не удаляются.

2.7. Формирование отчетов

Программа позволяет формировать большое количество выходных документов. Дляформирования выходных документов используются различные команды из пунктаглавного меню Отчетность. Выбор этих команд возможен после расчета итогов(команда Расчет итогов пункта главного меню Отчетность) .

Сводные проводки

Сводные проводки — это документ, содержащий обороты между счетами. Если вкорреспонденциях указаны счета с субсчетами, то в сводные проводки включаютсяитоги по корреспонденции с субсчетами и корреспонденции без субсчетов.

Шахматка

Шахматка — это документ, содержащий табличное представление оборотов междусчетами за установленный период времени. Слева и сверху шахматки отображаютсяномера счетов дебета и кредита соответственно, а справа и снизу — обороты поэтим счетам. В середине каждой клетки указана сумма по корреспонденции с дебетасчета строки в кредит счета столбца.

Оборотно-сальдовая ведомость

Оборотно-сальдовая ведомость содержит для каждого счета остатки на начало ина конец периода и обороты по дебету и кредиту за данный период. Списокупорядочен по кодам счетов и субсчетов. В нижней строке ведомости выводятсяитоги по оборотам и остаткам по всем счетам. В верхней части экрана выводятсяполные названия счетов текущей строки и наименования субконто.

Если по счету ведется аналитический учет, то можно получитьоборотно-сальдовую ведомость по счету в разрезе субконто. Для этого надоустановить курсор на нужный счет и нажать клавишу F3.

Если при просмотре оборотно-сальдовой ведомости необходимо получить полныеданные об операциях по конкретному счету, можно вывести карточку счета. Дляэтого надо установить курсор на требуемый счет и нажать клавишу F5.

Оборотно-сальдовая ведомость по конкретному материалу (счет 10) являетсяведомостью наличия и движения материала.

Карточка счета

В карточку включаются все операции с данным счетом, а также остатки наначало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции.

Если для выбранного счета ведется аналитический учет, на экран выводитсясоответствующий список объектов аналитического учета. Можно вывести карточку поконкретному субконто, установив на нужный субконто курсор и нажав клавишуENTER, или по всем субконто, нажав клавишу F8.

Карточка по счету 50 является кассовой книгой, а по конкретному материалу —карточкой складского учета.

Анализ счета

Документ содержит (см. рис. 12) обороты счета с другими счетами, остатки иобороты, т.е. представляет собой фактически Главную книгу. При выборе данногоотчета на экран выводится список счетов, из которого следует выбрать требуемыйсчет или нажать клавишу F8 для получения документа по всем счетам.

Рис.12.

Анализ счета по субконто

Документ содержит список субконто выбранного счета. Для каждого субконтовыводится остаток на начало периода, обороты, остаток на конец периода и списоккорреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборотов покаждому счету в отдельности.

Если сформировать этот документ по всем основным средствам (счет 01, клавишаF8), то остаток на конец периода по 01 счету будет являться первоначальнойстоимостью, остаток на конец по счету 02 — износом, а свернутое сальдо —остаточной стоимостью.

Анализ счета по датам

По каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты,остатки на конец и список корреспондирующих счетов.

Отчеты

Система позволяет получать отчеты произвольной формы. Каждый отчет задаетсяс помощью текстового файла, который содержит форму отчета и формулы расчетакаждого показателя. При их использовании, отчеты можно изменять в соответствиис установленной формой отчетности. Для формирования отчета, следует выбратькоманду Отчеты из пункта меню Отчетность. На экран выводится список отчетов,содержащий практически все документы, требуемые налоговой инспекцией,пенсионным фондом и статистической службой: баланс, приложения к нему, расчетыналогов и т.д.

Структуру отчета можно создавать и изменять с помощью любого текстовогоредактора. Все отчеты выводятся на экран и печать.